Cómo organizar un evento virtual de premiación.

Las medidas de distanciamiento social están en pleno apogeo, ahora más que nunca, es fundamental que las organizaciones reconozcan el arduo trabajo de las personas que se esfuerzan por mejorarlo. Si bien todo parece haberse detenido, hay mucho que se puede hacer de forma virtual, como la ceremonia de premiación, por ejemplo. En este artículo te decimos cómo trasladar tu tradicional ceremonia a forma virtual.

La importancia de voltear a ver los eventos virtuales.


Los eventos virtuales han existido mucho antes de que el COVID-19 nos golpeara. Cuando vas a asistir físicamente a un evento, hay mucha planificación involucrada; la ejecución de un evento virtual requiere un nuevo conjunto de habilidades y nuevas herramientas. Disfrutarás de esta "nueva normalidad en la industria de eventos", tan pronto tengas confianza en la organización de eventos virtuales.


Algunos de los beneficios de adoptar esta nueva forma de eventos son:

1. Se reducen los gastos de viaje y el tiempo de traslado.

2. Ahorro en renta de salones o centros de conferencias.

3. Disminuye la contaminación por los traslados.

4. Es ecológico al ahorrar papel, ya que se utilizan plataformas digitales para distribuir flyers o anuncios con información del evento.

5. Posibilidad de tener más asistentes, podrías invitar a la familia de tus colaboradores.

6. Se puede asistir a eventos virtuales literalmente desde cualquier lugar del mundo.

7. Es más fácil invitar a jueces conocidos, que tienen horarios menos ocupados y, por lo general, están más abiertos a unirse a nuevos proyectos.

El lado bueno y malo de la ceremonia virtual de premiación.


Como todos sabemos, cada cosa tiene un lado positivo y otro negativo. Exploremos las ventajas y desventajas de ejecutar el programa de ceremonia en forma virtual.


Lo bueno:


Asistencia. A veces, debido a circunstancias imprevistas, una persona realmente no puede estar físicamente en un evento. Pero con una ceremonia virtual, la asistencia de una persona implica menos complicaciones.


Reconocimiento. Una persona puede ser premiada de forma privada en una organización, pero cuando se trata de reconocimientos virtuales, todos los asistentes saben a quién se le otorga y el por qué.


Beneficios a largo plazo. Una ceremonia virtual te permitirá crear un producto en forma de grabaciones que se puede compartir y utilizar como una herramienta de motivación durante meses y años después de que se haya realizado el evento.

Lo malo:


Cero interacción cara a cara. Los eventos virtuales tienen una gran limitación ya que los asistentes realmente no tienen la oportunidad de tener discusiones uno a uno entre ellos.


Distracciones. Si bien suena cómodo que una persona pueda asistir a una ceremonia de premiación desde la comodidad de su hogar, también puede exponerlo a diversas distracciones como su familia, mascotas o incluso problemas con la conexión a Internet.


Menos emoción. Una ceremonia de premiación virtual es un evento al que asistirá alguien abriendo un enlace en su computadora. Existe el riesgo que se pierda atención que es una parte integral de los eventos.


¿Qué pasa con la parte de planificación?


Si bien no se puede negar el hecho de que organizar un evento en vivo requiere mucho tiempo, esfuerzo, energía y dinero; organizar una ceremonia virtual también requiere planificación. En esta sección, discutiremos cómo llevar a cabo una ceremonia de premios virtual.


Construye el proceso de envío.

Si estás intentando organizar una evento virtual de premiación, uno de los primeros pasos es la creación de un formulario de registro. Esto te permite saber quiénes van a asistir, y si así lo deseas, podrás solicitar en el mismo formulario la dirección de entrega para hacerles llegar su reconocimiento en físico. Una buena forma de hacer un evento memorable, es que lo reciban máximo un día después de que se haya realizado la premiación. Aunque la idea es que lo reciban ese mismo día. Sin duda, esto puede volverse un gran reto.


Crea un horario para la ceremonia de premiación.

Hoy en día, muchas organizaciones han estado buscando cómo realizar un evento virtual exitoso. La clave para que este sea exitoso es crear un horario y crearles un recordatorio para que lo agreguen a su agenda, así te aseguras que todos estén presentes.


Administrar la transmisión en vivo.

Para transmitir en vivo, debes de probar y elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades. Independientemente de la plataforma de transmisión que elijas, requerirás una buena conexión a Internet, así como una buena cámara y micrófono.


Invita a los asistentes a la ceremonia de premiación.

Una vez que hayas generado la base de datos, confirmado una fecha y hora; y realizado pruebas con la plataforma que vas a transmitir el evento, es hora de invitarlos formalmente, así como estar enviando recordatorios.


Invita al Consejo y Dirección de la empresa.

Puedes aprovechar esta oportunidad para que los líderes de la empresa conozcan un poco más a los colaboradores, incluso pueden fungir como oradores y quiénes entreguen los reconocimientos.


¿Necesitas ayuda para organizar una ceremonia de premiación?

Si bien entendemos que la pandemia por el COVID-19 es una de las situaciones que enfrenta el mundo, nuestro equipo de expertos en Reconocimientos Creativos está listo para ayudarte a planificar una ceremonia de premiación virtual.


Involucra a los asistentes de la manera correcta.

Pase lo que pase, no te olvides de tus asistentes. Recuerda mantenerlos comprometidos para que permanezcan en su evento en lugar de navegar por Internet. Puedes optar por interactuar con ellos, crear el tipo de contenido que atraiga a la audiencia o utilizar sesiones frecuentes de preguntas y respuestas.


¿Cómo medir el éxito?

Las encuestas te permitirán medir qué tan bien se cumplieron las expectativas de la audiencia, así como conocer las áreas de oportunidad desde distintas perspectivas.


Palabra final.

Con una cantidad de personas talentosas participando en su evento, una gala virtual les brindará la celebración que buscan. Si puede involucrar a su público objetivo, glorificar y elogiar a los finalistas, ganadores o participantes mientras muestra a los patrocinadores y permite que la gente tenga un adelanto del detrás de escena, no hay forma de detener el hecho de que su evento será un gran éxito.

Es tiempo de reconocer y premiar el esfuerzo de tus colaboradores.

Te invitamos a que descargues el catálogo de productos que creamos especialmente para reconocer la antigüedad y años de servicio de los colaboradores.


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